Excel naar Access

Van Excel naar Access (Excel Online)

Van Excel naar Access

Veel bedrijven (met name in het MKB)  hebben hun kritische bedrijfsgegevens staan in Excel. Op zich kan dit een goede start zijn bij het automatiseren van uw bedrijfsprocessen. Echter is Excel niet bedoeld voor dataopslag. Het is eigenlijk een rekentool, ook al kun je een heel eind komen. Problemen ontstaan wanneer u het Excel-bestand tegelijkertijd wilt bewerken met meerdere personen (multi-user).  Ook het maken van relaties tussen tabellen ontbreekt. Excel kan wel erg nuttig zijn aan het eind van de gegevens-keten. Als het gaat om het analyseren van data uit een database. In dat geval wordt er een koppeling gemaakt tussen de database en het Excel-sheet. Het is niet verstandig om Excel te gebruiken voor de opslag van uw gegevens.  Equinox Software kan uw data voor u omzetten van Excel naar Access. Uw data kan daarna ook in de Cloud opgeslagen worden, zie Access online naar Web app.

 

Database ontwerp

Allereerst worden uw Excel-sheets samengevoegd en gesplitst in verschillende gerelateerde tabellen. Daarbij wordt alle data maar één keer opgeslagen. In de praktijk zien we dat bijvoorbeeld een adres word gekopieerd naar meerdere regels. Hierdoor is een adres bij een adreswijziging niet eenvoudig te wijzigen. Het is belangrijk om elk (type) gegeven maar één keer op te slaan, in dit geval dus in de tabel ‘Klanten’. Dit proces, van het splitsen van data naar verschillende tabellen, noemen we het normaliseren.  Het resultaat is een genormaliseerd database ontwerp. Zie een voorbeeld van een database ontwerp in onderstaande afbeelding.

Datamodel voorbeeld Access (Equinox Software)

Database ontwerp voorbeeld

Bij een conversie van Excel naar Access zal dit proces als eerste gedaan worden. Na het ontwerpen van de database kan uw bedrijfsdata via query’s geïmporteerd in de nieuwe Access database.

Applicatie ontwikkeling

Daarna kan de applicatie in Access verder ontwikkeld worden door verschillende invoerschermen en rapporten te ontwerpen. De invoerschermen worden via VBA-code voorzien van de gewenste zoek- en filtermogelijkheden en diverse controles op de invoer. Lees meer over de applicatie ontwikkeling.